GoBD & E-Rechnung: Das sollten Sie jetzt wissen
Digitale Buchführung braucht mehr als gute Software: Belege müssen vollständig, zeitnah, nachvollziehbar und gegen unbemerkte Änderungen geschützt sein. Diese Übersicht zeigt, worauf es in Ihrem Unternehmen ankommt.
1. Ordnung beginnt im Betrieb
Die GoBD erläutern die Anforderungen der Finanzverwaltung an elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. Betroffen sind nicht nur die Buchhaltung, sondern auch steuerlich relevante Daten aus Kasse, Rechnungserstellung, Warenwirtschaft und anderen Systemen. Auch bei Einnahmenüberschussrechnung können entsprechende Pflichten bestehen.
- Vollständig und zeitnah: Belege laufend sichern und zuordnen; Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufzeichnen.
- Nachvollziehbar: Jede Buchung muss zum zugehörigen Beleg führen.
- Änderungen erkennbar: Fehler berichtigen, ohne den ursprünglichen Inhalt still zu überschreiben.
Wichtig: Die steuerliche Verantwortung bleibt bei Ihnen, auch wenn wir Ihre Buchhaltung übernehmen. Stimmen Sie Belegwege und Zuständigkeiten mit uns ab
2. E-Rechnung: XML erhalten, Umstellung planen
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, beispielsweise als XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Format. Bewahren Sie mindestens den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf. Ein Ausdruck genügt nicht. Enthält der lesbare Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen, ist auch dieser aufzubewahren. Unsere praktische Empfehlung: die vollständige empfangene ZUGFeRD-Datei archivieren.
Inländische Unternehmer müssen seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Für die Ausstellung bei grundsätzlich erfassten inländischen B2B-Umsätzen gilt:
- Bis Ende 2026: allgemeine Übergangsregelung für Papier- oder sonstige Rechnungen; bei sonstigen elektronischen Formaten ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
- Ab 2027: grundsätzlich E-Rechnung bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, soweit keine Ausnahme greift. Bis 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist bis Ende 2027. Eine besondere EDI-Übergangsregelung gilt ebenfalls bis Ende 2027.
Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und die Rechnungsausstellung durch Kleinunternehmer. Private Endverbraucher fallen nicht unter diese B2B-Pflicht. Prüfen Sie Ihre Umstellung rechtzeitig mit uns.
3. Aufbewahrung: 10, 8 oder 6 Jahre
- 10 Jahre: insbesondere Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen.
- 8 Jahre: Buchungsbelege, insbesondere Rechnungen.
- 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit keine längere Frist gilt.
Die Frist läuft grundsätzlich ab Ende des Kalenderjahres des jeweiligen maßgeblichen Ereignisses.
Sonderregeln, etwa für Finanzinstitute, und offene Steuerverfahren können längere Aufbewahrung erfordern. Bitte löschen oder vernichten Sie Unterlagen erst nach Prüfung.
Elektronisch empfangene Belege müssen elektronisch erhalten bleiben. Papieroriginale dürfen nach dem Scannen nicht pauschal entsorgt werden: Ein dokumentiertes, qualitätsgesichertes Verfahren ist erforderlich; Originalpflichten und Beweisinteressen bleiben zu beachten.
4. Ihre kurze Praxis-Checkliste
- E-Rechnungsempfang, Lesbarkeit und sichere Archivierung prüfen.
- Ausstellungspflicht ab 2027 und Softwareumstellung klären.
- Belegübergaben, tägliche Kassenaufzeichnung und Kontrollen organisieren.
- Änderungsschutz, Zugriffsrechte und Datensicherungen prüfen.
- Abläufe und Verantwortliche in einer aktuellen Verfahrensdokumentation festhalten.
Eine gewöhnliche Dateiablage oder frei überschreibbare Tabelle bietet ohne ergänzende Schutzmaßnahmen regelmäßig keine ausreichende Sicherheit. Schwerwiegende Mängel können Schätzungen auslösen. Nicht jeder formelle Fehler führt automatisch zur Verwerfung der Buchführung.
Fragen zu Ihren Abläufen? Sprechen Sie uns an.
Wir unterstützen Sie bei der Prüfung Ihrer Belegprozesse und der Vorbereitung auf die E-Rechnung.